Dijital Arşiv Çalışmalarına Yönelik Bilgilendirme Yapıldı

Devlet Arşivleri Başkanlığı Belge Tespit ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığında görev yapan Uzman Ahmet Akbayır ve Uzman Fatih Yılmaz, Cumhurbaşkanlığı himayelerinde yürütülen Dijital Dönüşüm Hamlesi kapsamında dijital arşiv çalışmaları yapan Üniversitemize konuk oldu. 

Uzman Ahmet Akbayır ve Uzman Fatih Yılmaz’ın bilgi ve tecrübelerini paylaştığı Dijital Arşiv Çalışmalarına Yönelik Bilgilendirme ve Personel Eğitimi’ne Rektör Yardımcılarımız Prof. Dr. Mehmet Başalan ve Prof. Dr. Erol Yılmaz, Genel Sekreterimiz Dr. Öğr. Üyesi Şevket Evci, dekanlarımız, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokul müdürlerimiz, daire başkanları, akademik ve idari personelimiz katıldı.

Merkezi Dersliklerde gerçekleşen programın açılış konuşmasını yapan Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Erol Yılmaz, “Sayın Rektör Yardımcım, Devlet Arşivleri Başkanlığından gelerek bir gün boyunca bizleri arşiv konusunda yönlendirecek ve donandıracak uzman arkadaşlarımız, Üniversitemizin akademik ve idari birim yöneticileri kıymetli arkadaşlarım, hepinizi sevgiyle selamlıyorum. Dijitalleşme, yalnızca arşivleme süreçlerini kolaylaştırmakla kalmayıp, bilgiye erişimi hızlandırarak eğitim ve araştırma faaliyetlerini destekleyen bir dönüşümdür. Ancak bu sürecin meşakkatli olduğu da bir gerçektir. Belgelerin fiziksel tasnifinden dijital ortamda düzenlenmesine kadar geçen her adım, titizlikle yürütülmelidir. Bu bağlamda, Üniversitemiz bünyesinde bugüne kadar komisyon ve alt komisyonlar aracılığıyla yapılan çalışmalar büyük önem taşımaktadır. Gelecekte arşivlerimizin tamamen dijitalleştirilmesi ve araştırmacılar için kolay erişilebilir hale getirilmesi en büyük hedefimizdir.” dedi.

Dijital arşiv çalışmasının önemine değinen Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Erol Yılmaz, dijitalleşmenin yalnızca belge yönetimiyle sınırlı olmadığını, aynı zamanda kurumların şeffaflığını artırdığını ve iş süreçlerini daha verimli hale getirdiğini ifade ederek; “Arşivcilik yalnızca geçmişi düzenlemek değil, aynı zamanda kurumsal hafızayı geleceğe taşımanın temelidir. Bugün eğitim, bilim ve teknoloji çağında bilgiye erişim hızını artırmak ve bu bilgiyi sürdürülebilir hale getirmek için dijitalleşme vazgeçilmezdir. Ancak dijitalleşme süreci kolay değildir; bu, emek ve disiplin gerektiren bir dönüşümdür. Üniversitemizde bu konuda oluşturulan komisyonlar ve alt komisyonlar sayesinde önemli mesafeler kat ettik. Dijitalleşme, yalnızca arşivlerin düzenlenmesi değil, aynı zamanda akademik ve idari süreçlerin şeffaf, erişilebilir ve verimli hale gelmesi için bir gerekliliktir. Dijitalleşme, üniversiteler için stratejik bir adımdır. Bu süreç, bilgiye erişimi hızlandırır, maliyetleri düşürür ve çevresel sürdürülebilirliği destekler. Ayrıca, iş süreçlerinin şeffaflaşması ve belgelerin güvenli bir şekilde saklanması açısından da kritik bir öneme sahiptir. Dijitalleşme sürecinin her aşamasında, teknolojiyi doğru kullanarak ve insan kaynağını etkin bir şekilde eğiterek bu dönüşümü başarıyla tamamlayabiliriz. Çinlilerin, ‘Değişim rüzgarları estiğinde akıllılar yel değirmeni yapar. Aptallar duvar örer.’ şeklinde bir sözü var. Biz akıllı olduğumuzu biliyoruz. Sürecin, sancılı ve meşakkatli olduğunu da biliyoruz ama bu projenin kesinlikle bitmesi gerektiğini de biliyoruz. Bu bağlamda uzmanlarımız bizlere sunumlarını yapacak ve sizlerden gelen soruları cevaplayacaklar. Kendileriyle inşallah irtibatımız bundan sonra da sürecek. Üniversitemize geldiğiniz için teşekkür ederim.” dedi. 

Program, Uzman Fatih Yılmaz’ın “Arşiv Mevzuatı ve Tasfiye Süreçleri” konulu eğitim sunumu ile devam etti. Fatih Yılmaz; arşiv işlemleri, kavramlar, standart dosya planı, birimden belge devir işlemleri, kurum arşiv işlemleri, belgenin devlet arşivlerine devri, belge devrinde dikkat edilecek hususlar, ayıklama ve imha süreçleri, ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları, ayıklama işlemine tabi tutulmayacak belgeler, imha listelerinin düzenlenmesi ve kesinlik kazanması, imha şekilleri ve dijitalleştirme faaliyetleri hakkında sunum eşliğinde bilgi verdi.

Yılmaz, dijital arşivleme sürecinin üniversitelerde nasıl hayata geçirileceği konusuna da değindi.

Uzman Ahmet Akbayır ise sunumunda elektronik imza ve elektronik onay, belge türleri, belgenin üretileceği ortam, elektronik belgenin doğrulaması, belgenin gizlilik derecesi, koordinasyon, fiziksel ve elektronik ortamda belge yönetimi, mevzuat bilgi sistemi, kayıtlı elektronik posta, dosyalama, EBYS’de ayıklama ve imha, tasfiye, saklama kriterleri, klasör işlemleri ve dosyalama hataları hakkında görseller eşliğinde bilgi verdi.

İnteraktif şekilde gerçekleşen eğitim programı boyunca, dijital arşivleme sürecinin üniversitelerde nasıl hayata geçirileceği ve bu süreçte karşılaşılan zorlukların nasıl aşılabileceği tartışıldı. Uzmanlar, dijitalleşmenin avantajlarını sıralarken, bu süreçte yapılacak dikkatli planlamaların önemine dikkat çekti.

Eğitimde ayrıca sınav evrakları, öğrenci dosyaları, personel evraklarının tasnifi ve uzun süreli saklanması gereken belgelerle ilgili kriterler ele alındı. Katılımcılara, arşiv ve belge yönetimi konusunda pratik bilgiler ve çözüm önerileri sunuldu.

Eğitim programı sonunda Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Mehmet Başalan, Uzman Fatih Yılmaz ve Uzman Ahmet Akbayır’a teşekkür ederek ebru tablosu hediye etti. Program, günün anısına hatıra fotoğrafı çektirilmesi ile sona erdi.